收件與分流
Intake & Triage- 輸入
- 對話、電郵、表單與文件
- 處理
- 把散落在對話、電郵、表單和文件的工作集中起來，自動分類、找出缺漏，再交到正確負責人。
- 輸出
- 查詢分類 · 資料完整度檢查 · 例外個案升級
把重複工作，接成可用的 AI 流程。
由收件、讀文件、查資料到追進度，VTAGI 把分散步驟接成一個可審批、可追蹤，並能回到現有系統的 workflow。
四個最常見的省時位置
每一類都由真實輸入開始，以可審批、可追蹤的輸出結束。
讀取與核對
Document Operations- 輸入
- 重複文件與核對規則
- 處理
- 讓 AI 讀取重複文件、抽出所需資料並按規則核對；有疑問的個案才交回團隊確認。
- 輸出
- 文件擷取 · 欄位核對 · 紀錄同步
檢索與草擬
Knowledge Workflow- 輸入
- 獲准使用的內部資料
- 處理
- 從獲准資料找出相關答案、準備初稿並列出依據，讓團隊不用每次由零開始。
- 輸出
- 內部知識檢索 · 回覆初稿 · 審閱工作台
跟進與進度
Follow-up Control- 輸入
- 工作狀態、待辦與例外
- 處理
- 自動整理下一步、未完成項目和例外，讓團隊一眼看見進度，不再逐一追問。
- 輸出
- 跟進提醒 · 狀態摘要 · 例外佇列
適合先做的條件
- 工作每星期重複發生，團隊清楚何謂完成
- 能帶出一至三個最近真的發生過的例子
- 有人能確認例外、審批與不能出錯的位置
- 願意先由一小段開始，看到結果再擴大
開始前先處理的條件
- 只想追逐模型名單，未有具體工作需要改善
- 沒有人能說明流程或確認結果
- 資料權限與安全傳送方式仍未釐清
- 期望 AI 自行作出付款、承諾等高影響決定
知道哪一段值得先做後，下一步是把範圍、控制與驗收設計清楚。
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